1. Tư cách pháp lý:

Trung tâm Quyền tác giả Văn học Việt Nam (VLCC) là một pháp nhân được thành lập theo quyết định số 80/QĐ-TCHV ngày 25/08/2004 của Ban chấp hành Hội Nhà văn Việt Nam và Công văn số 2118/BNV-TPCP ngày 23/08/2004 của Bộ Nội Vụ về việc đồng ý cho phép thành lập Trung tâm Quyền tác giả Văn học Việt Nam.

VLCC trực thuộc Hội Nhà văn Việt Nam, chịu sự giám sát về chuyên môn và nghiệp vụcủa Cục Bản quyền - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định tại điều 56 Luật Sở hữu Trí tuệ.

 2. Nhiệm vụ chính của VLCC

Nhiệm vụ của VLCC được ghi nhận trong Điều lệ hoạt động, Hợp đồng ủy quyền của VLCC với thành viên phù hợp với pháp luật Việt Nam đó chính là bảo vệ quyền lợi cho thành viên.

Bảo vệ quyền lợi cho thành viên theo các khía cạnh sau:

a.     Xử lý vi phạm về bản quyền.

Là trường hợp các đơn vị sử dụng tác phẩm không xin phép và không trả tiền nhuận bút cho tác giả.

Những vi phạm bản quyền có thể do VLCC phát hiện hoặc do các thành viên phản ánh. Lúc này, VLCC sẽ làm việc với đơn vị vi phạm để yêu cầu họ thực hiện chế độ nhuận bút cho các tác giả, cải chính hoặc công khai xin lỗi (nếu cần).

Khi các vi phạm lớn hoặc hậu quả nghiêm trọng, VLCC có quyền thay mặt thành viên khởi kiện lên các cơ quan pháp luật.

b.     Cấp phép sử dụng

Đơn vị có nhu cầu sử dụng tác phẩm sẽ tìm đến VLCC để thực hiện các thủ tục xin phép để sử dụng tác phẩm và trả nhuận bút cho việc khai thác tác phẩm đó.

Việc cấp phép sử dụng này được hiểu là Khai thác. Ở đây, đơn vi khai thác là đơn vị sử dụng, VLCC là đơn vị cấp phép sử dụng tác phẩm.

c.      Quản lý tác phẩm

VLCC có trách nhiệm quản lý kho tác phẩm bằng sách cứng do thành viên cung cấp, do VLCC sưu tầm và thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tác phẩm dưới dạng số hóa để phục vụ công tác quản lý và cấp phép sử dụng. Thành viên của VLCC có quyền được tiếp cận kho tác phẩm này.

3. Mối quan hệ của VLCC với tác giả thành viên

Đây là mối quan hệ dân sự dựa trên nguyên tắc tự nguyện. Không có sự ép buộc nào.

Mối người khi tham gia vào tất cả các giao dịch dân sự đều phải tự chịu trách nhiệm với quyết định của mình. Đối với một số giao dịch dân sự khi đã tham gia thì không thể hủy theo ý thích. Tuy nhiên, ở VLCC, tác giả có toàn quyền quyết định việc rút khỏi tư cách thành viên.

Cần phải nói thêm rằng, ở bất cứ tổ chức nào cũng đều có những quy chế, quy tắc để hoạt động, VLCC cũng vậy. Quy chế , quy tắc hoạt động ấy, các thành viên tham gia cũng cần nghiên cứu kỹ và cùng nhau thực hiện.

4. Quy trình cấp phép, thu và phân phối tiền sử dụng của VLCC

Để thực hiện một hợp đồng cấp phép và thu tiền sử dụng tác phẩm dù đối với trường hợp xử lý vi phạm bản quyền hay cấp phép sử dụng, VLCC đều thực hiện theo quy trình sau:

-    Bước 1: Ghi nhận thông tin.

-    Bước 2: Khảo sát, rà soát.

-    Bước 3: Làm việc với đơn vị sử dụng.

     Bước 4: Xác minh thông tin tác giả, tác phẩm.

     Bước 5: Tham vấn ý kiến của Luật sư.

-    Bước 6: Tham khảo quy định về mức thu theo quy định của pháp luật Việt Nam, thông lệ quốc tế.

-    Bước 7: Đàm phán và kí kết hợp đồng.

-    Bước 8: Theo dõi việc thực hiện hợp đồng.

-    Bước 9: Phân phối tiền bản quyền.

Việc phải thông báo cho từng tác giả đối với mỗi hợp đồng cấp phép là việc làm hoàn toàn không cần thiết và không có bất cứ tổ chức nào trên thế giới thực hiện. Mỗi hợp đồng cấp phép cho một đơn vị sử dụng có thể bao gồm hàng nghìn tác phẩm, tác giả (đặc biệt đối với cấp phép sử dụng tác phẩm âm nhạc). Trách nhiệm của các tổ chức đại diện tập thể này được quy định cụ thể trong hợp đồng ủy quyền của họ với thành viên.

5. Bán tác phẩm và cấp phép sử dụng tác phẩm là hai việc hoàn toàn khác nhau

Cần phải làm rõ khái niệm bán tác phẩm và cấp phép sử dụng tác phẩm.Ở đây, VLCC không bán tác phẩm cho ai và tác phẩm của tác giả cũng không mất đi. VLCC chỉ đại diện cho Tác giả làm việc với các đơn vị sử dụng tác phẩm, đàm phán, ký hợp đồng cấp phép sử dụng tác phẩm và thu tiền sử dụng tác phẩm không độc quyền.

Khi tác phẩm không bị mất đi thì có nghĩa tác giả vẫn có quyền tự mình cho phép một đơn vị khác sử dụng tác phẩm của mình trong trường hợp đặc biệt, nhưng phải thông báo với VLCC để tránh chồng chéo. Cũng như VLCC cũng có thể cấp phép cho các đơn vị khác cùng sử dụng tác phẩm đó ở cùng hoặc khác lĩnh vực. 

6. Cấp phép sử dụng tác phẩm cho Vega

VLCC khẳng định không có việc bán 189 tác phẩm cho Waka để lấy 50 triệu đồng. Đây là việc cấp phép sử dụng tác phẩm theo luật. Điều đó có nghĩa là các đơn vị khác cũng có quyền xin phép và trả tiền để sử dụng các tác phẩm này.Hơn nữa, còn  nhiều thông tin của hợp đồng mà chúng ta chỉ nên nói khi đã hiểu rõ.

Ví dụ, hợp đồng này, ngoài việc Vega phải trả 50 triệu để được quyền đưa tác phẩm lên Waka khai thác thì trước đó còn phải số hóa tác phẩm. Một tác phẩm giấy không tự nhiên biến thành tác phẩm điện tử. Việc số hóa tác phẩm hết sức mất công và tốn thời gian. Các tác phẩm được số hóa này sẽ là kho tác phẩm để VLCC thực hiện nhiệm vụ Quản lý tác phẩm theo chức năng của mình. Tiếp theo đó, Vega sẽ trả tiếp theo lượt đối soát theo tỷ lệ 50/50 cho từng lượt tác phẩm bán được. Việc đối soát này, theo hợp đồng, VLCC sẽ cùng Vega thực hiện vào cuối năm, khi hết hạn hợp đồng.

Tác giả không bằng lòng  khi thấy tác phẩm của mình bị bán giá 0đ. Nhưng thực chất không phải vậy. Thứ nhất, họ chỉ cung cấp miễn phí cho những người là thành viên của họ (tức người đã phải trả phí thành viên- dạng như hội viên đã đóng hội phí). Thứ 2, họ đã phải trả tiền cho tác giả qua VLCC để có được quyền bán miễn phí cho thành viên. Còn các khách hàng khác đều phải trả phí, giá phí tùy theo sức hấp dẫn của tác phẩm văn học, do nhà sách đề xuất.